Menerapkan teknologi atau perangkat lunak baru apa pun yang memengaruhi kebiasaan kerja suatu organisasi selalu menjadi tantangan. Sistem pemesanan meeting room tidak berbeda. Bahkan solusi terbaik pun akan menghadapi beberapa penolakan jika implementasinya kurang baik. Sebagai Manajer TI, tanggung jawab terletak pada Anda untuk menjadikan investasi Anda dalam sistem pemesanan meeting room bermanfaat. Mengapa Melibatkan Manajer TI dalam Implementasi Sistem Pemesanan meeting room? Alasan utamanya adalah memelihara semua sistem TI adalah salah satu tanggung jawab seorang manajer TI. Dengan perangkat lunak pemesanan meeting room, keterlibatan manajer TI dimulai jauh lebih awal daripada sistem lainnya. Ini diperlukan karena sistem pemesanan meeting room jakarta virtual dapat bekerja selaras dengan alat manajemen kantor lainnya. Manajer TI memiliki pemahaman langsung tentang kekuatan, keterbatasan, dan kesenjangan alat saat ini. Pengetahuan ini membantu perusahaan menghindari menghabiskan waktu dan uang untuk fitur yang sudah mereka miliki atau tidak mereka butuhkan.

Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Sistem Pemesanan Meeting Room

Sebelum memilih sistem pemesanan ruang rapat, Anda perlu mencatat hal-hal yang penting. Ini akan membantu Anda tidak terpengaruh oleh kilauan dengan mengorbankan kebutuhan Anda. Dokumen persyaratan produk yang terdefinisi dengan baik akan membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah. ​​Saat memilih solusi, Anda perlu mempertimbangkan beberapa faktor – ruang lingkup, skala implementasi, alat yang ada, dan budaya organisasi. Meskipun bagian budaya mungkin tampak aneh di daftar periksa manajer TI, hal itu dapat membuat atau menghancurkan rencana implementasi Anda. Misalnya, jika tempat kerja Anda memiliki lebih banyak rapat ad hoc daripada yang direncanakan, Anda memerlukan solusi yang mendukungnya. Mungkin, Anda menginginkan solusi yang memberi tahu pengguna di perangkat seluler mereka dan memilih tempat terdekat dengan sebagian besar peserta.

Beberapa hal mendasar yang perlu Anda cari adalah:

1. Integrasi yang mudah

Pilih solusi yang mudah diintegrasikan dengan alat Anda saat ini. Misalnya, jika Anda menggunakan Kalender Google untuk menjadwalkan rapat, solusinya harus mengizinkan pemesanan kamar dari antarmuka yang sama.

2. Tampilkan inventaris yang tersedia

Buat daftar ruang konferensi, jadwal/rincian pemesanan, dan peralatan yang tersedia

3. Mudah digunakan

Pengguna harus dapat memesan ruang rapat, mengirim undangan, dan mengubah detail tanpa kesulitan

4. Beberapa tingkat akses

Anda tidak ingin ada karyawan Anda yang dapat menghapus ruang konferensi dari daftar. Jadi, sistem pemesanan ruang rapat harus menyediakan beberapa tingkat akses.

5. Laporan dan analitik

Analisa akan membantu Anda menemukan celah dan mengidentifikasi ruang lingkup dalam peningkatan.